Doanh nghiệp lựa chọn văn phòng dựa vào các tiêu chí nào?

Theo nghĩa hẹp, văn phòng là không gian làm việc của cán bộ, công nhân viên trong một doanh nghiệp.

Theo nghĩa rộng, văn phòng được hiểu là bộ máy điều hành các phòng ban của doanh nghiệp. Đồng thời, văn phòng còn được xem là nơi để doanh nghiệp thể hiện bộ mặt và giá trị thương hiệu của mình. Đây là lý do vì sao có thể nói lựa chọn được một văn phòng phù hợp là bước đầu cho sự thành công của doanh nghiệp. Vậy một văn phòng phù hợp cần đáp ứng những tiêu chí nào?

Vị trí văn phòng

Vị trí tọa lạc của văn phòng là một trong những tiêu chí quan trọng và nhận được nhiều sự ưu tiên của doanh nghiệp. Vị trí của văn phòng ảnh hưởng đến giá trị của doanh nghiệp. Cụ thể là giá trị của một doanh nghiệp được nâng lên nếu họ lựa chọn đặt văn phòng tại những vị trí đắc địa. Hầu hết doanh nghiệp đều mong muốn đặt văn phòng tại những vị trí có nhiều cây xanh, an toàn, giao thông thuận lợi. Theo những thông tin HANA Asia có được từ những cuộc khảo sát khách hàng của mình thì họ lựa chọn những vị trí như trên vì cảm thấy thuận tiện cho việc kinh doanh, quảng cáo thương hiệu hay giao dịch.

Giá thuê văn phòng

Giá thuê cũng là một tiêu chí nhận được nhiều sự quan tâm từ doanh nghiệp. Giá thuê phụ thuộc vào nhiều yếu tố chẳng hạn như vị trí đặt văn phòng, diện tích thuê, trang thiết bị trong văn phòng, … Thông thường, giá thuê sẽ bao gồm VAT 10%. Doanh nghiệp nên làm rõ với đơn vị cung cấp giá thuê đã bao gồm thuế hay chưa ngay từ ban đầu để tránh gây tranh canh cãi về sau.

Là một đơn vị cung cấp văn phòng dịch vụ, giá thuê mà HANA Asia báo đến quý khách hàng đã bao gồm mức thuế 10%. Ngoài ra, trong giá thuê mà chúng tôi cung cấp đến quý khách hàng đã bao gồm các tiện ích đi kèm như lễ tân, chi phí điện nước, internet, …

Trang thiết bị văn phòng

Những năm trở lại đây, xu hướng văn phòng dịch vụ ngày càng trở nên phổ biến. Hầu hết văn phòng dịch vụ đều được đặt tại tầng riêng biệt của một tòa nhà văn phòng nào đó. Chính vì vậy, trang thiết bị ở đây không chỉ là bàn ghế, máy móc sử dụng trong văn phòng mà còn có thể hiểu là thang máy, tầng hầm, hệ thống điều hòa, phòng vệ sinh của tòa nhà. Đặt văn phòng tại những tòa nhà có trang thiết bị tốt sẽ giúp làm tăng giá trị thương hiệu của doanh nghiệp.

Môi trường làm việc tác động rất lớn đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Do đó, doanh nghiệp sẽ không muốn nhìn thấy những hình ảnh gây khó chịu cho nhân viên của họ như là thang máy quá tải, nhà vệ sinh rò rỉ nước, không có chỗ để xe, …

An ninh, chất lượng quản lý

Tài sản công ty thường là những tài sản có giá trị lớn. Chính vì vậy, an ninh tại khu vực văn phòng là một tiêu chí quan trọng luôn được doanh nghiệp xem xét trước khi đưa ra quyết định thuê. Nếu doanh nghiệp lựa chọn đặt văn phòng tại những khu vực thường xuyên xảy ra trộm cướp không những bị thiệt hại về tài sản mà còn bị nguy hiểm về tính mạng con người. Ngoài ra, văn phòng còn là nơi lưu trữ các tài liệu quan trọng. Vì thế, đặt văn phòng tại một vị trí không an toàn sẽ có nguy cơ bị rò rỉ thông tin bảo mật ra bên ngoài.

Cơ sở hạ tầng, dịch vụ, chi phí cộng thêm

Khi lựa chọn thuê văn phòng, doanh nghiệp cũng thường xem xét đến vấn đề cơ sở hạ tầng, dịch vụ. Dưới đây là một số vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm:

Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu thuê văn phòng dịch vụ, họ thường quan tâm đến các khoản phí quản lý bắt buộc phải trả. Thông thường, những khoản phí này sẽ là phí quản lý bảo vệ, lễ tân, điện nước, sử dụng sảnh chung của tòa nhà.

Đảm bảo về mặt pháp lý

Doanh nghiệp sẽ ưu tiên lựa chọn hợp tác với những đơn vị cung cấp uy tín. Lựa chọn được một đơn vị cung cấp dịch vụ đáng tin cậy sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu được rất nhiều rủi ro như là sự thay đổi đột ngột về giá cả, hợp đồng cho thuê sẽ không được thực hiện như đúng cam kết, … Hợp tác được với những đơn vị cung cấp có chất lượng tốt được xem như là bước đầu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.